Лекц 1

 MICROSOFT OFFICE 2007

Ø  Office 2007 програмын тухай

Ø  Програмыг ачаалах

Ø  Office 2007 програмын цонхнуудын нийтлэг элементүүд

Ø  Лавлах мэдээлэл авах

 MICROSOFT OFFICE 2007-ИЙН ТУХАЙ

Microsoft компанийн боловсруулсан Microsoft  2007 програм нь хэрэглэгчдийн ажлын бүтээмжийг дээшлүүлэх боломжийг хангасан хэрэглээний програмуудын багц юм. Microsoft Office 2007 програмын бүрэлдэхүүнд орсон хэрэглээний програмууд нь хоорондоо харилцан холбоотой ажиллаж нэгээс нөгөөд өгөгдлийг дамжуулан тус тусын функцээр боловсруулах боломжийг олгодог.

Microsoft Office 2007 програм нь хэрэглэгчийн хэрэгцээн дээр тулгуурлан боловсруулагдсан хэд хэдэн хувилбартай. Үүнд:

v  Microsoft Office Ultimate 2007

v  Microsoft Office Enterprise 2007

v  Microsoft Office Professional Plus 2007

v  Microsoft Office Professional 2007

v  Microsoft Office Small Business 2007

v  Microsoft Office Standard 2007

v  Microsoft Office Home and Student 2007

v  Microsoft Office Basic 2007

Microsoft Office 2007-ийн хувилбаруудад хамаарагдах програмууд нь ялгаатай байдаг. Microsoft Office Enterprise 2007 хувилбар нь бүрэн агуулгатай байдаг.

Microsoft Office 2007-ийн хувилбаруудад агуулагдах түгээмэл хэрэглээний програмуудын жагсаалтыг Хүснэгт 5-д харууллаа.

Хүснэгт 5

Агуулагдах програмууд	Basic	Home & Student	Standard	Small Business	Professional	Ultimate	Professional Plus	Enterprise
Office Word 2007
Office Excel 2007
Office PowerPoint 2007
Office Outlook 2007
Business Contact Manager
Office Publisher 2007
Office Access 2007
Office Infopath 2007
Office Groove 2007
Office OneNote 2007
Office Communicator 2007

Office 2007 багцын програмуудын зориулалтыг Хүснэгт 6-д үзүүлэв.

Хүснэгт 6

Програмын нэр	Програмын үүрэг, зориулалт
Word 2007	Текстэн мэдээлэл боловсруулах
Excel 2007	Хүснэгтэн мэдээлэл боловсруулах /өгөгдөл оруулах, тооцоолох, зохион байгуулах, шинжлэх, график байгуулах/
Power Point 2007	Мультмедиа үзүүлэн бэлтгэж үзүүлэх
Access 2007	Өгөгдлийн баазтай ажиллах /хүснэгт, форм, шүүлт хийх, тайлан гаргах/
Outlook 2007	Мэдээллийг удирдах хэрэгсэл /мэйл хүлээн авах, илгээх, хамтран ажиллагсдын хаягийн бүртгэл хийх, ажлын цагийн хуваарь, хуанли хөтлөх /
Publisher 2007	Хэвлэлийн эх бэлтгэх /мэргэжлийн түвшинд гарын авлага, рекламны хуудас, сонин, сэтгүүлийн эх бэлтгэх/
Business Contact Manager	Бизнесийн үйл ажиллагаанд цаг хэмнэх, худалдааг сайжруулах, мэдээ мэдээллийг хэрэглэгчдэд хурдан шуурхай хүргэхэд зориулалтаар харилцагчдын мэдээллийг нэг цэгт төвлөрүүлэх
Office Infopath 2007	Хэрэглэгч өөрийн байгууллагатай хамаатай мэдээллийг удирдах зориулалттай бэлэн загварын электрон анкет үүсгэх
Office Groove 2007	Хамтын ажиллагааны програм хангамж гэж нэрлэдэг бөгөөд багаар хамтран ажиллаж байгаа материалыг орон зай, цаг хугацаанаас хамааралгүйгээр үр ашигтай, чанарын дээд түвшинд солилцох, дамжуулах
Office OneNote 2007	Электрон тэмдэглэлийн дэвтэр гэж нэрлэдэг. Хувь хүний өөрийн ажлын болон хувийн бүхий л мэдээллийг нэгтгэн хадгалах боломжтой бөгөөд шаардлагатай мэдээллийг хурдан шуурхай олох

  Office багц програмтай ажиллах

Microsoft Office системийн програмыг ачаалах, програмаас гарах, интернет орчинд эсвэл компьютерт суулгасан лавлахыг ажиллуулах зэрэг нь Office системийн хүрээнд ижил байдаг.

Office - ийн програмыг ачаалах

Office 2007 системийн програмыг ачаалах хэд хэдэн аргууд байдаг. 

1. Start цэсээс
2. Start/All Programs/Microsoft Office 2007 дэд цэсээс
3. Windows-ийн үндсэн дэлгэцээс (Desktop)

Start цэс ашиглан програм ачаалах

Windows-ийн Start цэснээс Оффис системийн програмыг ачаалах хоёр боломж бий. Үүнд: Start цэсээс All Programs—ийн Microsoft Office 2007 дэд цэсээс шаардлагатай хэрэглээний програмыг сонгоно. Start цэсээс хамгийн сүүлд ашиглагдсан програмын жагсаалтад Microsoft Office 2007 –ийн хэрэглэгчийн шаардлагатай програм байвал сонгож болно.

Үндсэн дэлгэц ашиглан програм ачаалах

            Windows—ийн үндсэн дэлгэц дээр байх програмыг илэрхийлсэн дүрсэн дээр хос даралт хийн тухайн хэрэглээний програмыг ачаалж болно. Хэрвээ үндсэн дэлгэц дээр таны нээх програмын дүрс (icon) байхгүй бол үүнийг дэлгэцэнд гаргах боломжтой. Үүний тулд:

1.          Windows—ийн үндсэн дэлгэцийн хоосон талбарт хулганы заагчийг байрлуулан баруун товчийг нэг дарна.

2.          Нээгдэх туслах цэсийн New дэд цэсээс Shortcut командыг сонгоно.

3.          Нээгдэх харилцах цонхны Browse командыг сонгон Shortcut үүсгэх програмын замыг тодорхойлно (Зураг 47).

Зураг 47. Create Shortcut харилцах цонх

4.          Next командыг, дараа нь Finish командыг сонгоно. Энэ үед үндсэн дэлгэцэнд сонгосон програмыг илэрхийлсэн дүрс үүссэн байна (Зураг 48).

Зураг 48. Word програмыг илэрхийлсэн ShortCut дүрс

Office -ийн програмаас гарах

Хэрэглэгч оффис системийн програмыг ашиглаж дуусмагц системийн санах ойгоос програмыг чөлөөлөх шаардлагатай байдаг. Програмыг хаахдаа дараах гурван аргыг хэрэглэнэ.

1.     Гараас Alt+F4

2.     Програмын цонхны зүүн дээд буланд байрлах Microsoft Office (File цэс) Button оффис  (цаашид оффис товч гэе)-ний “Exit програмын нэр” товчийг сонгоно.

3.     Гарчгийн мөрний баруун дээд буланд байрлах Close товчийг сонгоно.

Office багцад лавлах мэдээлэл авах (Help)

Microsoft Office 2007 системийн програмтай ажиллах явцад өөрт шаардлагатай лавлах мэдээллийг авах боломжтой. Лавлах мэдээллийн цонхыг Help товч , гараас F1 товчийг сонгосноор  дуудна (Зураг 49).

Энэ цонхны хайлтын мөр -ний текстэн талбарт мэдэхийг хүсч байгаа зүйлээ бичиж Search командыг сонгон мэдээллээ хайна.

Зураг 49. Word програмын Help цонх

Хэрэв хэрэглэгч Microsoft компаний вэб сайтаас ажиллаж байгаа програмтайгаа холбоотой зүйлийг хайх бол уг цонхны байдлын мөрөнд орших  товчийг сонгож нээгдэх жагсаалтаас -ийг сонгоно.

  OFFICE 2007 багцЫН ЦОНХНЫ НИЙТЛЭГ ЭЛЕМЕНТҮҮД

Хэрэглээний програмуудыг нээхэд програмын цонхны зарим элементүүд нь ижил байдаг. Иймээс нэг хэрэглээний програм дээр ажиллаж сурснаар бусад оффисын програмуудыг хялбархан удирдах чадвартай болно.

            Office 2007 хэрэглээний програмууд хоорондоо ялгаатай боловч зарим үндсэн үйлдлүүдийг гүйцэтгэх аргачлал нь ижил байдаг. Энэ бүлэгт Office 2007 системийн хэрэглээний програмын нийтлэг шинж чанаруудын талаар тайлбарлах болно. Office 2007 системд програмын ба баримтын гэсэн хоёр төрлийн цонх ашиглагддаг.

Програмын цонх: хэрэглээний програм хангамж нь бичиг баримт боловсруулах, өгөгдөл удирдах гэх зэрэг тусгай зорилгыг хэрэгжүүлэх заавар тохируулгуудыг агуулсан байдаг. Жишээ нь Office 2007 системийн Word програмыг ачаалахад бичиг баримт боловсруулах зориулалт бүхий програмын цонх нээгддэг.

Баримтын цонх: Баримт бол уг програмаар текст, хүснэгт, өгөгдлийн сан зэрэг тухайн програмын файл юм.  Баримтын цонх бүр үргэлж програмын цонхны ажлын талбарт байх бөгөөд нэг л баримтыг агуулдаг.

Ажлын цонхны ижил төстэй элементүүд

Microsoft Office системийн хэд хэдэн хэрэглээний програмыг ачаалсан үед цөөнгүй ижил төстэй элементүүд байгааг харж болно. Жишээ нь: Excel, Word, Power Point, Access зэрэг  програмуудыг ачаалсныг ажиглавал: Office 2007-ийн програмуудын командууд нь тодорхой зориулалтаар бүлэгт хуваагдан туузан хэлбэрт шилжиж, файлыг удирдах хэсэг нь оффис товчинд агуулагдсан (Зураг 50). Гэвч  OneNote, Publisher, Infopath програмууд оффис системийн өмнөх хувилбаруудын цэс болон командын хэрэглүүрийн бүтэц хэвээр хадгалагджээ. Outlook програмын хувьд хуучин бүтэц нь хэвээр боловч е-захидлын цонхонд командуудыг тууз хэлбэртэй оруулжээ.

Зураг 50. Microsoft Office 2007 системийн зарим програмын цонх

Зөвлөмж: Програмын цонхнуудын хооронд Alt+Tab товчны хослолыг дарж шилжиж болно.

Гарчгийн мөр

Програмын цонхны дээд хэсэгт байрлах гарчгийн мөрөнд (Зураг 51) ажиллаж буй түргэн хандалтын хэрэгсэл (Quick Access Toolbar), баримтын нэр, програмын нэр харагдах ба Minimize, Maximize эсвэл Restore, Close гэсэн 3 командын товч байрлана. 

Зураг 51. Гарчгийн мөр

 Quick Access Toolbar: Хэрэглэгчдэд гарын доор байнга хэрэглэгддэг командуудыг бүрдүүлэх боломжийг олгодог түргэн хандалтын хэрэгсэл юм. Энэ хэрэгслийг гарчгийн мөрнөөс салгаж  доод талд байрлуулж болно. Байрлалыг нь өөрчлөх болон түргэн хандалтын хэрэгсэлд нэмэлт команд гаргахдаа уг хэрэгслийн ард байрлах More  товчлуурыг сонгож тохиргоо хийдэг (Зураг 52).

1

2

3ы

Зураг 52. Түргэн хандалтын хэрэгслийн жагсаалт

1

Энэ жагсаалт нь гүйцэтгэх үүргээрээ тусгаарлагч шугамуудаар ангилагдсан байдаг. Үүнд:

1. Энэ бүлгийн командуудаас сонгож түргэн хандалтын хэрэгсэлд шууд нэмж гаргана. Уг хэрэгсэл дээр харагдаж байгаа командын өмнө a тэмдэг гардаг.

2. More Commands тухайн програмын командуудын жагсаалтаас сонгож түргэн хандалтын хэрэгсэлд нэмж оруулна

Show Below the Ribbon түргэн хандалтын хэрэгслийг туузны доор байрлуулна.

3. Minimize the Ribbon туузны командуудыг дэлгэцэнд харагдахгүй болгоно.

 Minimize:                  Цонхыг жижигрүүлж Taskbar буюу шилжүүлэх самбарт хураана.

 Maximize:    Цонхыг дэлгэцийн хэмжээгээр томруулна.

 Restore:                  Цонхыг өмнөх байсан хэмжээнд нь оруулна.

 Close:                      Програмын цонхыг хаана.

Гарчгийн мөрөн дээр хулганы заагчийг байрлуулан чирэх үйлдлээр цонхны байрлалыг өөрчилж зөөж болно. Мөн гарчгийн мөрний дурын хэсэгт хос даралт хийж цонхыг өмнөх байсан хэмжээнд, дахин хос даралт хийн дэлгэцийн хэмжээгээр томруулдаг.

Командын тууз

Үндсэн үүргээрээ ангилагдан нэрлэгдсэн байдаг. Жишээ нь Excel програмд Home, Insert, Page Layouts, Formulas, Data, Review, View гэх мэт. Эдгээр тууз нь тодорхой бүлгүүдэд хуваагдаж уг бүлэг нь дүрст командуудыг агуулах бөгөөд зарим нь нэмэлтээр харилцах цонх (Dialog Box Launcher ) дуудаж ажилладаг. Түүнчлэн тодорхой ажлын горимоос шалтгаалж нэмэлт тууз дэлгэцэнд гарч болдог. Жишээ нь зургийн объект идэвхжүүлэхэд  Format тууз үүснэ (Зураг 53).

Зураг 53. Оффис багц програмын нэмэлт тууз

Хэрэв командын туузыг дэлгэцнээс хураах шаардлагатай бол дараах аргуудаар гүйцэтгэж болно. Үүнд:

• командын туузны нэр дээр хулганы заагчийг байрлуулан хос даралт хийх,
• командын тууз болон туузны мөр дээр хулганы заагчийг байрлуулан туслах цэсийг нээн  командыг сонгох,
• түргэн хандалтын хэрэгслийн тохируулгын товчийг   дарж нээгдэх жагсаалтаас  командыг сонгох,
• гараас Ctrl+F1 товчний хослолыг сонгоно.

Оффис системийн өмнөх хувилбаруудад гараас командыг удирдахад команд агуулсан үгний аль нэг доогуураа зураастай үсгийг “Alt” товчтой хослон дарахад команд хэрэгждэг байсан бол Office 2007 системийн олонх програмуудад илүү хялбар удирдах боломжийг олгодог.  Гараас “Alt” эсвэл F10 товчлуур дарж командыг гараас удирдах боломжийг олгоно (Зураг 54).

Зураг 54. Командыг гараас удирдах товчнууд

Түүнчлэн тодорхой командын туузыг нээхдээ “Alt+(туузны нэр дээр харагдах үсэг)” гэх товчлолын хослолоор гүйцэтгэдэг.  Жишээ нь: Home командын туузыг дэлгэцэнд харуулахдаа  Alt+H, Insert командын туузыг дэлгэцэнд харуулахдаа Alt+N товчлолын хослолоор гүйцэтгэнэ (Зураг 55).

Зураг 55. Туузыг гараас удирдах товчнууд

Оффис товч (File цэс)

Office 2007 системийн үндсэн програмуудын зүүн дээд буланд оршино. Оффис товчийг сонгоход өмнөх хувилбаруудад байсан File цэсний командуудыг агуулсан байдаг (Зураг 56).

Зураг 56. Оффис товчоор нээгдэх жагсаалт

Microsoft компани нь чухал хэрэглэгддэг функцүүдийг File цэсэд нэмж оруулан Office 2007 системдээ товч байдлаар шинэчлэн оруулсан. Save As, Print, Prepare, Send, Publish командууд нь дэд командуудтай ба  тэмдэгтээр ялгаран харагдана.

Office багц програмын тохируулгууд

 Өмнөх хувилбаруудад оффис системийн тохируулгууд өөр өөр цэсэд агуулагддаг байсан бол Office 2007 системд нэг цэгт төвлөрчээ. Oффис товчний нээгдэх жагсаалтаас “Програмын нэр Options” товчийг сонгоход Зураг 57-д үзүүлэх харилцах цонх нээгдэнэ.

Зураг 57. Word Options харилцах цонх

Уг харилцах нь Popular, Display, Proofing, Save, Advanced гэсэн үндсэн бүлгүүдээс бүрдэх ба цонхны зарим сонголтуудын төгсгөлд  дүрс байх бөгөөд үүн дээр хулганы заагчийг байрлуулахад тус сонголтын үүрэг гардаг (Зураг 58).

Зураг 58. Командын үүргийг харуулагч

Файлтай ажиллах

Оффис багцийн програм бүр нь уг програмыг тодорхойлсон зохион байгуулалттай, хөрвөх мэдээллийг агуулсан файлын форматтай байдаг. Энэхүү форматуудыг хоёр аргаар таньж болдог.

§  Хавтаснуудыг удирдах цонхонд (Explorer, Open харилцах цонх...) файлын нэрийн өмнө уг файлыг үүсгэсэн програмын дүрс (icon) харагдаж байдаг (Зураг 59)

Зураг 59. файлыг үүсгэсэн програмын дүрс

§  Файлын өргөтгөлөөр нь таньж болно. Тухайлбал Word 2007 програмын файлын өргөтгөл нь .docx байна.

 Баримтыг шинээр үүсгэх

Оффисын програмуудыг ачаалахад шинэ баримт автоматаар нээгддэг. Үүнээс гадна оффисын програм нь хоосон хуудас нээх болон бэлэн загвар бүхий шинэ хуудас нээх боломжтой байдаг.  Хэрэв хэрэглэгч оффисийн програмтай ажиллах явцдаа өөр нэгэн шинэ хуудсыг нээх бол дараах хоёр аргыг ашигладаг.

§  Гараас Ctrl+N (хоосон хуудас шууд нээгдэнэ)

§  Оффис товчны New командаар нээгдэх New Document харилцах цонхны Blank and recent-ийн Blank Document (бусад програм дээр Blank Workbook, Blank Presentation гэх мэт) дээр хос даралт хийнэ (Зураг 60).

Зураг 60. Шинэ баримт үүсгэх хэсэг

Бэлэн загварт файл шинээр үүсгэх

Бэлэн загварт (template) файл нь хэрэглэгч өөртөө зориулан  ашиглаж болох тодорхой агуулга бүхий форматтай байдаг. Жишээлбэл: Excel програмын бэлэн загварын санд зээлийн төлбөрийг тооцоолох бүхий л томъёонуудыг агуулсан Loan Amortization (Зураг 61) загвар байдаг бөгөөд загварыг дурын хэрэглэгч ашиглаж болно.

Зураг 61. Бэлэн загвар үүсгэх хэсэг

Зарим бэлэн загварууд нь оффис системийн суурилуулахад уг компьютерт хадгалагддаг. Түүнчлэн Microsoft компаний вэб хуудаснаас бэлэн загвар татах боломжтой.

Суурилуулсан болон интернетээс татах бэлэн загварыг хэрэглэгч ашиглахдаа дараах дарааллаар гүйцэтгэнэ.

1. Oффис товчны New командыг сонгоно

2а. Нээгдэх харилцах цонхны Template бүлгийн Installed Template-ийг сонгоно.

2б. Нээгдэх харилцах цонхны Microsoft Office Online бүлгээс бэлэн загварын ангилалыг сонгоно (Зураг 62).

3. Дэлгэцэнд гарсан бэлэн загвараас сонголт хийнэ.

4. OK сонгоно.

Зураг 62. Microsoft-ийн вэбээс бэлэн загвар авах

Түүнчлэн хэрэглэгчийн хадгалсан файлын агуулгаар шинэ файл үүсгэж болдог. Үүний тулд дараах дарааллаар гүйцэтгэнэ.

1. Oффис товчны New командыг сонгоно

2. Нээгдэх харилцах цонхны Template бүлгийн New from existing… -ийг сонгоно.

3. New from existing Document харилцах цонхноос шаардлагатай файлаа сонгоно.

4. OK сонгоно.

Файлд нэр өгч хадгалах

Оффис системийн програмыг ачаалахад шинэ файл нээгддэг ба тухайн програмаас хамаарч стандарт (түр ашиглах) нэр олгогддог. Тухайлбал Excel програмд Book1, Book2; Word програмд Doc1, Doc2 гэх мэт. Энэхүү стандарт нэрийг хэрэглэгч өөрийн хүсснээр өөрчлөн компьютерийн хадгалах төхөөрөмжид хадгалахын тулд Save командыг ашигладаг. Windows XP үйлдлийн системд суусан оффисийн програмд файл анхлан хадгалахдаа дараах дарааллыг гүйцэтгэнэ.

1.     Оффис товчлуурын Save команд, (түргэн хандалтын хэрэгсэлд (Quick Access Toolbar-д)  товч байгаа бол сонгож болно) эсвэл гараас Ctrl+S хослолыг дарна. Зураг 63-т  үзүүлэх Save As харилцах цонх  нээгдэнэ.

2.     Save in талбарт файлаа хадгалах хавтсыг сонгоно.

3.     File name талбарт хадгалах нэрээ бичнэ.

4.     Save as type файлын төрлийг сонгоно.

5.     Save командыг сонгоно.

Зураг 63. Шинэ файл хадгалах харилцах цонх

Түүнчлэн Save as харилцах цонхны Tools жагсаалтын талбарт файл удирдахад зориулсан нэмэлт тохиргоонууд байдаг. Үүнд:

• Зураг 64. Хадгалах нэмэлт тохиргоо

  Save Options… командаар нээгдэх харилцах цонхонд (Зураг 64) нөөц файл үүсгэж хадгалах, тодорхой хугацаанд автоматаар хадгалах гэх зэрэг тохиргоог хийдэг.

• General Options… командаар нээгдэх харилцах цонхонд баримтыг хамгаалахтай холбоотой тохиргоонуудыг хийдэг. Тухайлбал: Баримтыг нууц түлхүүр үгтэй хадгалах гэх мэт.
• Web Options… командаар нээгдэх харилцах цонхонд вэб хуудсанд хадгалахтай холбоотой тохиргоонуудыг хийдэг.
• Compress Pictures… файлд оруулж байгаа зургийн харьцааг алдагдуулахгүйгээр хэмжээг багасгана.

Баримтын агуулгын өөрчлөлтийг нэмж хадгалахдаа оффис товчны Save команд,  хэрэглүүр, гараас Ctrl+S товчны хослолыг ашиглах бөгөөд энэ үед ямар нэг харилцах цонх нээгддэггүй. Харин файлын нэр, зам, төрлийг нь өөрчлөх бол Save as командыг сонгож нээгдэх харилцах цонх нь файл шинээр хадгалахад дуудагдах Save As цонхтой ижил байдаг тул түүнд хийх үйлдлүүд дээрхээс суралцаж болно.

Office 2007 програмын файл нь өмнөх хувилбаруудад нээгддэггүй учраас тохиргоо хийх, зөөврийн файлд хөрвүүлэх (.pdf), бэлэн загвар үүсгэх гэх мэт үйлдлийг хялбар хийх боломжтой. Үүний тулд оффис товчны Save As командыг идэвхжүүлэх үед нээгдэх жагсаалтаас дараах сонголтуудаас хийнэ (Хүснэгт 7).

Програмын нэр Стандарт нэр – идэвхтэй файлыг Office 2007 форматаар хадгалах (жич: програмын нэр гэдэг нь Word, Excel, Power Point зэрэг Office системийн програмын нэр, стандарт нэр гэдэг нь Document, WorkBook, Presentation зэрэг файлын нэрс)

Програмын нэр 97-2003 Стандарт нэр - идэвхтэй файлын хуулбарыг Office 97-2003 форматаар хадгалах

Adobe PDF -  идэвхтэй файлыг pdf форматаар хадгалах

Find add-ins for other file formats – файл хөрвүүлэгч нэмэлт програмыг хайх

Other Format – Save As харилцах цонхыг нээж сонгох боломжтой форматуудыг харуулах

Хүснэгт 7

Word	PowerPoint	Excel

Файлыг нээх

Хадгалсан файлын агуулгыг засварлах, өөрчлөх, хэвлэх гэх мэт шаардлагатай бол хадгалсан файлаа нээн ажиллана. Нээхдээ дараах үйлдлийг гүйцэтгэнэ.

1.     Оффис товчлуурын Open команд, (түргэн хандалтын хэрэгсэлд (Quick Access Toolbar)  товч байгаа бол сонгож болно) эсвэл гараас Ctrl+O хослолыг дарна (Зураг 65).

2.     Look in талбарт файлаа нээх хавтсыг сонгоно.

3.     File name талбарт нээх файлын нэрийг бичнэ.

4.     Files of type файлын төрлийг сонгоно.

5.     Open командыг сонгоно.

Зураг 65. Хадгалсан баримт нээх харилцах цонх

Open харилцах цонхны нэмэлт тохиргоонууд

Open харилцах цонхны Tools жагсаалтын талбарт файл удирдахад зориулсан нэмэлт тохиргоонууд байдаг (Зураг 66). Үүнд:

• Delete — Сонгосон файлыг устгана.
• Rename — Сонгосон файлын нэрийг өөрчилнө.
• Print — Сонгосон файлыг хэвлэнэ.

• Зураг 66. Tools жагсаалт

  Map network drive…— Сүлжээний орчинд хавтас үүсгэнэ.
• Properties — Файлын талаар дэлгэрэнгүй мэдээлэл авна.

Мөн түүнчлэн Open харилцах цонхны Open командын товчны баруун доод буланд байх суман дээр дарахад файлыг хэрхэн нээх тохиргоонууд гарч ирдэг (Зураг 67). Үүнд:

• Зураг 67. Open товчны жагсаалт

  Open — сонгосон баримтыг шууд нээнэ.
• Open Read-Only — баримтыг зөвхөн уншигдахаар нээнэ. Өөрөөр хэлбэл ямар нэгэн өөрчлөлтийг нэмж хадгалахгүй гэсэн үг.
• Open as copy — баримтыг хувилж нээнэ.
• Open in Browser – файлыг зуучийн програм дээр нээнэ.
• Open with Transform – хөрвүүлэгч програмаар нээнэ.
• Open and Repair — баримтыг зөвхөн уншигдахаар эсвэл засвар хийх боломжтойгоор нээнэ.

Мөн оффис товчны нээгдэх цэсний баруун талд Recent documents жагсаалтанд (Зураг 68) хамгийн сүүлд ачаалагдсан файлууд бөгөөд шаардлагатай файлыг дуудаж ажиллаж болно.

Зураг 68. Хамгийн сүүлд ашигласан файлуудын жагсаалт

Файлыг хаах

 Идэвхтэй байгаа файлыг хаахдаа оффис товчны Close команд эсвэл гараас Ctrl+W товчны хослол дарна.

Хэд хэдэн цонхтой ажиллах

Оффис системийн нэг програм дээр нээгдсэн хэд хэдэн файлд агуулагдах мэдээллийг шалгах, харьцуулах, хуулах, зөөх, дүгнэхийн тулд нэгэн зэрэг дэлгэцэнд харуулах боломжтой. Үүний тулд View туузны (ribbon) Window бүлгийн командуудыг ашиглана.

Нийтлэг командын бүлгүүд

Зураг 69. Clipboard бүлэг

Microsoft Office системийн програмд мэдээллийг зөөж хуулбарлахдаа завсрын санах ойг (Clipboard) ашигладаг (Зураг 69). Мэдээллийг зөөх болон хуулбарлахдаа Home туузны Clipboard бүлгийг ашигладаг.

Зураг 70. Editing бүлэг

Мэдээллийг солих ба хайхдаа курсорыг удирдан гүйцэтгэж болдог ч Replace, Find, Go To гэх мэт командыг ашиглан хялбархан гүйцэтгэдэг. Office системийн програмын Home туузны Editing бүлэг нь энэхүү ажиллагааг гүйцэтгэнэ (Зураг 70).

Зураг 71. Proofing бүлэг

Үг, үсгийн алдаа шалгах, ойролцоо утгатай үг хайх, оффис системд суулгасан тодорхой хэлний хөрвүүлэгч програмд үг орчуулах үүргийг Review туузны Proofing бүлгийн командуудаар гүйцэтгэнэ (Зураг 71).

Автомат засагч 

Текстэн мэдээллийг тодорхой тохиргооны дагуу автоматаар засах, бичилтийг хэвжүүлэх болон мэдээллийг автоматаар мэдэрч холбоот мэдээллийг жагсаалтаар үзүүлэх “ухаант зүүлт”-ийг оффис 2007 системд бүрэн ашиглах боломжтой.

Баримтыг боловсруулах явцад текстийг шивж оруулах үед гарсан хэд хэдэн төрлийн алдааг автоматаар засах (жишээ нь өгүүлбэрийн эхний үсгийг автоматаар томруулах), тодорхой тэмдэгтүүдийг автоматаар таньж заасан үгээр солих зэрэг үйл ажиллагааг авто засагчийн (Autocorrect) тусламжтайгаар гүйцэтгэдэг. Хийж буй үйлдлээс шалтгаалан командыг мэдэрч агуулгад хамааралтай товчлуур дэлгэцэнд үүсэхийг “ухаант зүүлт” (Smart Tag) гэнэ (Зураг 72). Оффисын програмд дугаарлалт хийх, завсрын санах ойгоос мэдээллийг файлд оруулах гэх мэтчилэн командыг ашиглах үед Smart Tag-ийг хэрэглэж болно.

Зураг 72. Smart tag-ийн жишээ

 Түүнчлэн хүний нэр, утасны дугаар, газар зүйн нэрийг мэдэрч түүнтэй холбоотой мэдээллийн жагсаалтыг “ухаант зүүлт”-ээр хийдэг.

Параграфын загвар, тэмдэгтийн бичилтийг автоматаар хэвжүүлэхдээ AutоFormat-ийг ашигладаг. Жишээ нь автоматаар дугаарлах, аравтын бутархайг бичиж оруулахад Ѕ загварт оруулна.

Энэхүү авто засагчийн тохиргоог дараах байдлаар хийнэ.

1.     Оффис товчийг сонгоно

2.     Нээгдэх цэсээс “програмын нэр” Options товчийг сонгоно

3.     “програмын нэр” Options цонхны Proofing жагсаалтын  сонгоно

4.     Нээгдэх харилцах цонхны хуудсуудад тохиргоог хийнэ

5.     Ок сонгоно.

Жич: Smart Tags нь командуудын багц бөгөөд энэ нь оффисийн  хэрэглээний програмуудад байдаг. Smart tag нь Word програмд санах ойд байгаа текстийг баримтанд оруулж ирэх /paste/, текстийг автоматаар засах үед дэлгэцэн дээр гарч ирдэг (Зураг 73). Тухайн хийж байгаа үйлдлүүдээсээ хамаараад Smart tag-ийн дүрс нь өөр өөр байдаг.

Зураг 73. Paste-ийн ухаант зүүлт